Mitt eigið hakkabuff: Skipulag, afköst og framleiðni

Flest þurfum við að vinna með upplýsingar.

Í daglegum nútímastörfum og verkefnum skiptir það; hvernig maður móttekur, skráir, er minntur á og afgreiðir upplýsingar, öllu máli fyrir afköst okkar og framleiðni.

Það er jafnframt fátt sem veldur jafn miklum kvíða og áhyggjum eins og álag, upplýsingaflóð og skortur á skipulagi í okkar daglegu störfum.

Það er hægt að fá aðstoð við þetta og nýta sér ýmis tilbúin kerfi. Til dæmis GTD eftir David Allen eða 7 habits eftir Stephen R. Covey.

---

Reynsla mín er sú að besta kerfið er það sem maður kemur sér upp sjálfur.

Að búa sér til sitt eigið skipulagskerfi byggist á því að nýta sér reynslu annarra til viðbótar við ýmis forrit og hjálpartæki og aðlaga þetta allt að eigin þörfum.

Þannig eignast maður hlut í kerfinu sem maður kemur sér upp og er þar af leiðandi tilbúinn að leggja á sig alla skráningarvinnuna sem er grunnurinn að svona upplýsinga- og skipulagskerfum. Það er miklu auðveldara að gefast upp við að fylgja kerfi sem einhver annar hefur búið til.

---

Mig hefur lengi langað að deila því með öðrum sem glíma við þessi vandamál hvaða lausnir ég hef dottið niður á og hafa virkað best í starfi Góðra samskipta.

Mitt eigið kerfi er nokkurn veginn svona:

1. Excel verkbókhaldið
   Verkefni sem Góð samskipti taka að sér fyrir viðskiptavini fara inn í einfalt excel-skjal sem er geymt á sameiginlegum vefþjóni/server í vinnunni. Þangað sækjum við það svo á hverjum degi. Excel-skjalið heitir "Góð samskipti verkefnastaða" og í því eru margir flipar (e.sheets). En þeir sem við notum mest eru fliparnir sem merktir eru nafni viðkomandi starfsmanns og innihalda lista yfir verkefni sem leysa á þann daginn. Og svo flipar sem heita "fundur 1", "fundur 2" og "búið".
   
   Verkefni sem viðskiptavinir hafa þegar samþykkt og hafa ákveðinn skilafrest fara inn á flipann "fundur 1" og þeim er svo að úthlutað yfir á flipa starfsmanns á verkefnafundi. Verkefni sem gæti verið á "fundur 1" er til dæmis eitthvað svona: Útbúa kynningaráætlun fyrir ísdag Kjörís í Hveragerði.
   
   Hvert verkefni hefur sína eigin línu í flipanum. Síðan eru dálkar sem gefa til kynna áætlaðan tíma sem tekur að klára verkefnið og hvaða dag það verði unnið.
   
   Verkefni sem viðskiptavinir hafa nefnt að þeir vilji setja af stað en hafa ekki sérstakan skilafrest eru sett á flipa sem heitir "fundur 2". Við rennum reglulega yfir þennan flipa á verkefnafundum og sjáum hvort það sé tími kominn til að setja eitthvað af þeim verkefnum af stað.
   
   Þegar verkefni er lokið þá klippum við það einfaldlega út af þeim flipa sem okkur tilheyrir og límum í tímaröð inn á flipa sem heitir "búið". Þannig getum við alltaf rifjað það upp.
   
   Aðalástæðan fyrir því að það er þægilegt að nota excel í verkbókhald er að það býður upp á marga flipa og þar af leiðandi er nóg að opna eitt skjal til að fá heildaryfirsýn yfir verkefnin sem bíða. Gallinn við önnur kerfi er að þar eru verkbeiðnirnar oft á tíðum úr sjónmáli. Og þá er auðveldara að láta eins og þær séu ekki til. T.d. eins og á sínum tíma þegar ég var vanur út að fylla sér verkbeiðni fyrir hvert verkefni í Word og vistaði það svo inni á Google Docs, að þá þurfti maður að fara inn og opna hvert skjal til að uppfæra eða sjá stöðu þess verkefnis.
   
   Mín reynsla er sú að ekkert sem maður þarf að fylgjast með daglega megi "fara niður fyrir sjóndeildarhringinn" og þess vegna er eitt excel-skjal með mörgum flipum fullkomið skipulagstól eða verkbókhald. 
   
   (skjámynd af verkefnaskjalinu okkar)
   (hægt er að smella tvisvar á myndirnar til að gera þær stærri, en ég hef reynt að "blurra"þær svo það sjáist engar persónugreinanlegar upplýsingar)
2. Highrise tasks minnislistinn
   Það forrit sem ég nota næstmest í mínu persónulega skipulagskerfi er netforritið Highrise frá fyrirtækinu 37 signals. Það forrit inniheldur raunar ágætis verkbókhald til að halda utan um verkbeiðnir frá kúnnum og innan fyrirtækis (deals and cases). En ég fann eftir nokkrar tilraunir að excel-skjalið hentaði okkur betur.
   
   Hins vegar er líka sérstakt smáverkefnakerfi í Highrise sem ég nota mikið (tasks). Þetta er nokkurs konar rafræn vasabók eða minnislisti. Inn í þetta skrái ég öll minni verkefni, hvort sem þau tengjast viðskiptavinum (dæmi: "svara símtali frá Önnu Margréti"), rekstri Góðra samskipta (dæmi: "borga vsk-inn") eða persónulegum útréttingum (dæmi: "taka út pening í hraðbanka").
   
   Þetta kerfi hefur losað mig við mikið stress. Þarna skrái ég allt sem poppar inn í hausinn á mér og ég þarf aldrei lengur að óttast að gleyma neinu.
   
   Ég er með forrit í iPhone-inum sem er farsímaútgáfa af Highrise og þar get ég nálgast allt það helsta sem ég er með skráð og bætt við nýjum atriðum á minnislistann.
   
   (skjáskot úr Highrise tasks)
   
3. Highrise CRM viðskiptatengslaforritið
   En Highrise er fjölhæft forrit og auk þeirra fítusa sem ég hef þegar nefnt hér að ofan, þá inniheldur það líka mjög öflugt kerfi til að halda utan um viðskiptatengsl (CRM).
   
   Í Highrise skrái ég því líka alla þá sem ég er í tengslum við vegna vinnunnar, sem er mjög þægilegt fyrir almannatengil sem er í samskiptum við mjög mikið af fólki. Ég er fljótur að finna kontaktupplýsingar fyrir þá sem ég þarf að ná í og með því að skrá fólk undir ólíkum tög-um þá get ég flett upp hópum ólíkra tengiliða á svipstundu.
   
   Ég hef notað Highrise núna í þrjú ár og þetta er forrit sem ég gæti illa verið án. Ég get, eins áður sagði, notað það líka í símanum og þá hringt beint í fólk sem er skráð í CRM-hluta forritsins.
   
   (skjáskot úr Highrise contacts)
   
4. Backpack innranetið
   Ég nota einnig annað lítið netforrit frá 37 signals sem heitir Backpack. Þar held ég utan um upplýsingar sem tengjast hinum ólíkustu hliðum daglegs lífs, allt frá áhugamálum til markmiðasetningar.
   
   Backpack er mjög þægilegt því að það setur manni afar litlar skorður um hvernig maður setur upp hverja síðu (forritið skiptist upp í lokaðar vefsíður sem maður getur sett myndir og texta inn á).
   
   Þarna er ég farinn skrá ýmislegt sem ég skráði áður í tasks í Highrise. T.d. eins og hugmyndir að bloggfærslum. Gallinn við að skrá slíka hluti í minnislistann í Highrise er að hann byggist á því að verkið eigi að vera unnið fyrir einhvern ákveðinn tíma og því þarf maður alltaf að vera að gefa sumum hlutum nýjan og nýjan frest. Því finnst mér betra að setja minnisatriði sem tengjast frekar ákveðnum föstum þáttum í lífi mínu frekar inn á lokaða Backpack-síðu tileinkaða þessum þætti.
   
   Ég geymi t.d. opnunartíma sundlauga þarna inni, hugmyndir að veitingastöðum til að fara á í hádeginu, held færslubókhald fyrir debet-kort Góðra samskipta og margt fleira. Í alla staði mjög þægilegt forrit.
   
   Það eru nokkrar leiðir til að setja upplýsingar inn síðurnar. Mest nota ég "notes-fítusinn" í Backpack, því næst "lists" og loks "pictures. En einnig er hægt að hlaða skrám þarna inn og það eru nær óendanlegir möguleikar í þessu einfalda forriti. Mæli með því að fólk sem er í vandræðum með að halda utan um líf sitt og verkefinu í vinnunni tékki á þessu forriti.
   
   Þess má geta að ég er nýbúinn að finna forrit fyrir iPhone-inn sem talar við Backpack. Það heitir Pouch og kostar innan við $10 og eftir að hafa notað það í nokkrar vikur  þá er ég enn mjög ánægður með það.
   
   Þeir sem eru með iPhone vita hversu mikilvægt það er fyrir mann að geta helst gert allt í gegnum símann. Hann er eins konar stafræn framlenging á manni. Það má segja að hann sé þriðji handleggurinn.
   
   (skjáskot úr Backpack)
   
5. Basecamp - verkefnastjórnunarkerfið
   Þriðja 37 signals forritið sem ég nota heitir Basecamp. Þetta er fyrsta og líklega frægasta forrit þessa frábæra hugbúnaðarfyrirtækis en engu að síður það forrit sem ég nota minnst. Þetta er verkefnastjórnunarkerfi og er frábært þegar að fleiri en tveir þurfa að vinna saman að einhverju lengra verkefni. Í Basecamp geta allir fylgst með upplýsingaflæðinu og framvindu verkefnisins og maður er laus við þessa sífelldu reply-all tölvupósta þar sem maður þarf að fletta niður til að lesa.
   
   Ég er reyndar að nota þetta kerfi til að skrifa handbókina um atvinnuleit sem ég er að skrifa með Sverri félaga mínum og notum við þá fítus sem kallast "writeboard" en í því er mun þægilegra að skoða breytingar sem aðrir hafa gert á texta heldur en til dæmis í Google Docs.
   
   Ég hef verið að gera tilraunir til að nota þetta forrit meira og til að stofna sérstök svæði fyrir langtímaskjólstæðinga Góðra samskipta. Hins vegar kallar það á dálítið mikla vinnu að vera bæði með gögnin þeirra í möppukerfi á miðlægum vefþjóni og að hlaða þeim inn á Basecamp svæðið þar sem þeir hafa aðgang að þeim.
   
   Reynslan er samt sú að skjólstæðingarnir þurfa sjaldan á gögnunum að halda og ég mun líklega ekki færa mig alveg yfir í þetta kerfi með samvinnuna við þá nema að skjalastjórnunin verði efld það mikið að ég þurfi ekki lengur á möppunum á servernum okkar að halda lengur.
   
   Þetta er forrit sem auðveldar mjög alla fjarvinnu stærri hópa. Ég myndi vilja gera ákveðnar breytingar á því en ég verð að bíða eftir því að Jason Fried ákveði hvað hann vilji gera :)
   
   (skjáskot úr Basecamp)
   
6. Tölvupóstur og dagatal
   Þó að það sé ekki vinsælt að segja það þá finnst mér MS Outlook ennþá vera mjög öflugt forrit. Ég hýsi póst Góðra samskipta á Google Apps en nota aðallega calendar-inn í Outlook til að halda utan um fundi, boð og annað. Það er þægilegt að hafa póstinn og dagatalið í sama forriti.
   
   Einstaka sinnum nota ég dagatalið líka til að úthluta einhverju vinnuverkefni sérstökum tíma. T.d. ef ég er búinn að ýta því á undan mér í nokkurn tíma. Outlook er því enn mikilvægur þáttur í mínu heildar skipulagskerfi.
   
   (skjáskot úr MS Outlook Calendar)
7. Tímaskráningarforrit
   Ég nota forritið Billing Tracker til að halda utan um tímaskráningu í tengslum við vinnu Góðra samskipta. Forritið er hýst á vefþjóninum okkar og við erum með aðgang að því hvert á okkar tölvu.
   
   Í þessu kerfi sem þróað er af litlu fyrirtæki í Bandaríkjunum er auðvelt að halda utan um og keyra út nákvæmar tímaskýrslur til að senda skjólstæðingum okkar með reikningum.
   
   (skjáskot úr Billing Tracker)
   
8. Tímaskráningarblað
   Við höfum valið að skrá tímana fyrst á venjulegt blað jafnvel þó að við gætum alveg skráð þá beint inn í Billing Tracker. Það er bara eitthvað þægilegra við að krota niður jafnóðum á blað frekar en að opna eitthvað forrit í tíma og ótíma til að skrá.
   
   Hér að neðan má sjá blaðið sem skráum niður á. Því er skipt niður í 30 mínútna einingar fyrir 8 tíma vinnudag (erum með sér kvöldblað) en við skráum oftast niður á kortér með því að skipta línunni á milli tveggja verkefna.
   
   Tímarnir eru síðan skráðir inn í Billing Tracker af þessum blöðum (sem geymd eru í möppum). Yfirleitt í lok hvers dags.
   
   (Mynd af tímaskráningarblaði Góðra samskipta)
   

---

Þetta eru semsagt í grófum dráttum þau forrit sem saman mynda það kerfi ég hef komið mér upp til að eiga nokkurn séns á því að koma því í verk sem mér langar að koma í verk.

Það eru margar aðrar leiðir og fleiri forrit sem hægt er að nota til að skipuleggja líf sitt og vinnu svo að yfirflæði upplýsinga og samskipta hafi ekki slæm áhrif á afköstin.

Ég nefni t.d. forritið Omnifocus sem margir nota og "The Hipster PDA" sem er hugarfóstur Merlin Mann.

Merlin er líklega sá maður sem ég hef lært mest af í þessum vinnuskipulagsfræðum. T.d. hlusta ég yfirleitt mörgum sinnum á hvern þátt af netútvarpsþættinum (podcast) "Back to work" þar sem Merlin spjallar vikulega við vin sinn Dan Benjamin. Úbergott stöff.

---

Margir hafa heyrt mig tala um fyrirlesturinn sem Merlin Mann hélt hjá Google um "Inbox zero". Ég gjörbreytti öllu skipulagi í Outlookinu eftir að hafa horft á þann fyrirlestur.

Ég hef deilt möppuskipulaginu í Outlook-inu mínu á twitter. Forvitnir geta skoðað það hér.

Þess má geta að ég hef stofnað aðdáendasíðu fyrir íslenska aðdáendur Merlin Mann. Verið velkomin í þann hóp.

---

Að lokum vil ég útskýra stuttlega titilinn á þessari bloggfærslu. Fyrir nokkrum árum þegar ég fór fyrst að stúdera hin ýmsu "lifehacks" og skipulags- og tímastjórnunarfræði, þá datt mér í hug að stofna íslenska bloggsíðu tileinkaða þessu umfjöllunarefni.

Mig vantaði íslenskt orð yfir þetta og leitaði til Twitter-samfélagsins. Það var Andrés Magnússon blaðamaður sem kom með tillöguna að því að kalla "lifehacks" hakkabuff upp á íslensku. 

Vonandi getur þessi færsla um mitt hakkabuff orðið einhverjum að gagni við að finna sitt eigið kerfi.

AJ